Sedem nasvetov, kako v svojem podjetju tudi po koronski krizi ohraniti digitalen način dela

Da pa je lahko digitalno preoblikovanje trajnostno in učinkovito, ne zadostuje le, da zaposleni delajo od doma na svojih računalnikih. Priti mora do kulturne spremembe, ki jo podjetje TIMOCOM živi že danes. V tem blog prispevku vam predstavljamo sedem nasvetov za lažjo uveljavitev digitalne kulture.

Najprej skeptičnost, nato pozitivna spoznanja

Omejitve, namenjene preprečevanju širjenja pandemije koronavirusa, so k ukrepanju prisilili številna podjetja po vsem svetu. Skoraj čez noč so morali zaposleni zapustiti delovna mesta in svoje delo nadaljevati od doma. Podjetjem je na ta način uspelo ohraniti poslovanje in lasten obstoj. Pred prvimi omejitvami gibanja so bila številna podjetja in njihovi vodilni kadri kritični in skeptični glede dela od doma. Zdelo se je nepredstavljivo, da bi »nov način dela« postal »nova normalnost«. Obstajala je velika zaskrbljenost, da bi to vplivalo na delovno obremenitev zaposlenih. S prehodom iz dela v pisarni na delo od doma so postale delovne metode digitalizirane, organizacijski postopki pa so se spremenili. Po več tednih in mesecih dela od doma so nemška podjetja spoznala, da je učinkovito delo izven lastnih pisarn mogoče in da je še bolj učinkovito, kot so pričakovala.

Delo od doma ima potencial in ga je mogoče razširiti

V eni izmed študij so zaposleni navedli predvsem prednosti novega načina dela. Menili so, da so bolj produktivni in zadovoljni. Tako se zdaj zdi mogoče, da podjetniško kulturo dolgoročno ne razumemo več kot obvezno prisotnost, ampak kot kulturo, ki se v glavnem osredotoča na rezultate dela. Po podatkih analize zdravstvene zavarovalnice DAK je večina delodajalcev(57 odstotkov) znatno razširila možnosti za digitalno delo.

Toda iz digitalne začasne rešitve mora nastati organizacijska digitalna rešitev, ki bo omogočila nadaljevanje digitalnega dela tudi po koncu krize.

Da bi lahko digitalna kultura prežela vsa področja podjetja in bila tam učinkovito uporabljena, je potrebnih sedem temeljev:

1. Skupno oblikujte spremembe

Za to je potrebna dobra komunikacija. Pri zaposlenih in drugih partnerjih je potrebno redno preverjanje in usposabljanje s področja digitalizacije in dela od doma. Njihovo mnenje je pomembno, zato bi morale biti njihove želje vključene v novo podjetniško kulturo. Nov koncept delovanja bo uspešen samo, če se bodo vodilni kadri (še) pogosteje pogovarjali z zaposlenimi.

2. Omogočite premislek

Digitalna kultura pomeni tudi, da je mogoče oziroma da je treba delo in delovni čas preverjati samo v omejenem obsegu. Če delo od doma neizogibno odpravlja zahtevo po prisotnosti v pisarni, je hkrati mogoč tudi razmislek v zvezi z ocenjevanjem dela. Namesto kulture prisotnosti se je mogoče zdaj osredotočiti na kakovost storitve. To omogoča oceno na podlagi jasnih rezultatov. Nadzor dela se izvaja s preverjanjem kakovosti in količine izvedenih nalog.

3. Nova kultura vodenja    

V gospodarsko negotovih časih je bolj kot kdajkoli prej potrebno večje zaupanje v zavzetost zaposlenih. Slednje se mora odražati do srednje vodstvene ravni. Naloga vodstvenih kadrov je zdaj motiviranje in omogočanje prostora za privajanje. Prehod za vse ne bo enostaven, saj med drugim v zasebnih domovih še vedno primanjkuje stalnih delovnih prostorov, zaposleni pa so morali, na primer, svoje domače pisarne postaviti kar za kuhinjsko mizo. Četudi so izpolnjeni vsi tehnični pogoji za delo od doma, zasebnega in družinskega življenja ni mogoče vedno ločiti od službenega, kot v primeru, če ni več zagotovljenega dnevnega varstva otrok in morajo slednji ostati doma. Kot podjetnik morate svojim zaposlenim omogočiti zadostno mero prilagodljivosti.

4. Določitev delovnih pogojev

Kar velja za pisarno, je mogoče prav tako uveljaviti za domačo delovno mizo. Delovna pravila, ki so bila usklajena z vsemi stranmi, zagotavljajo jasnost glede spletnega delovnega časa in glavnega delovnega časa, med katerim je mogoče sodelovanje in posvetovanja. Potrebna je enotna oprema v smislu tehnologije in pisarniškega pohištva, da je mogoče ergonomsko delo. Pojasniti je treba tudi vprašanja glede varstva podatkov in IT-zaščite, tako da vsak zaposleni ve, v kakšnem okviru lahko dela.  

5. Regulacija medsebojnega sodelovanja

Osebni dogovori in skupinski sestanki morajo potekati še naprej v obliki digitalnih srečanj. Video pogovori so primernejši od zgolj konferenc po telefonu, saj omogočajo boljšo povezanost ekipe. Redna skupinska srečanja s fiksnim dnevnim redom pomagajo pri strukturiranju vsakodnevnega dela in evidentiranju dogodkov.

6. Omogočanje in spodbujanje izmenjav

Za zagotavljanje socialne povezanosti v podjetju mora biti zaposlenim zagotovljeno dovolj svobode, da si lahko med sabo še naprej izmenjujejo informacije o dnevnem poslovanju, novicah iz panoge in vsakdanjostih. Virtualni odmori za kosilo ali kavico pomagajo krepiti občutek skupnosti in s tem pripadnost timu. Redno videvanje s pomočjo npr. videotelefonije ob določenem času, lahko pomaga nadomestiti osebna srečanja v pisarni in prav tako krepi ekipni duh. Tako se informacije ne izgubijo, zaposleni pa imajo boljši pregled nad tem, kaj se dogaja s sodelavci ali ekipo na splošno.

7. Digitalna infrastruktura

Digitalno delo lahko poteka nemoteno zgolj brez prekinitev spletnega delovanja. Pri podjetju TIMOCOM se tega zavedamo, zato svojim strankam ponujamo vse aplikacije, ki jih potrebujejo, v enem sistemu. Edino smiselno je izvajanje internih delovnih postopkov prek internega portala organizacije.

Uspešna digitalna kultura ne zahteva zgolj digitaliziranih procesov, temveč tudi integrirane. Sem sodijo izmenjava informacij, optimizacija procesov in zagotavljanje kakovosti – v kombinaciji drug z drugim. To je koncept digitalnega delovnega mesta, ki optimalno izkorišča vse tehnične možnosti.

Pomemben vidik: Sodelovanje je decentralizirano, vendar poteka v omrežju. Zato samo delovno mesto ni več pomembno.

Mobilno delo ali delo od doma ni več težava, če je vse, kar zaposleni potrebuje, dostop do digitalnega delovnega mesta.

Informacije se stekajo na osrednje mesto, delovni procesi pa so zavoljo boljšega sodelovanja transparentni. Vsi relevantni dokumenti, funkcije in programi se skupaj izvajajo na eni platformi, na kateri zaposleni komunicirajo, se povezujejo in skupaj opravljajo naloge.

Od začasne rešitve do digitalne podjetniške kulture

Za svet dela pomeni koronavirus priložnost za spremembo. Kajti vsaka kriza je vedno tudi priložnost za optimizacijo. Z digitalno kulturo v podjetju je mogoče številne delovne procese pospešiti, poenostaviti in jih narediti pametnejše.

Nekatera podjetja so ta korak naredila že pred obdobjem koronavirusa, zato so lahko z zadostno mero pragmatizma in prilagodljivosti v času omejitev gibanja digitalno delo v zelo kratkem času zelo izboljšala. Toda po prvih pozitivnih izkušnjah ni nujno, da podjetja znova zahtevajo prisotnost svojih zaposlenih v pisarnah.

Dobre plati digitalnega dela bi bilo smiselno ohraniti tudi po koncu krize zaradi koronavirusa, saj se je izkazalo, da je lahko decentralizirano delo zelo učinkovito. Da pa bi bilo to dolgoročno, je treba vzpostaviti digitalno podjetniško kulturo, ki je na voljo ne le našim zaposlenim, temveč tudi našim strankam. Naša misija: Narediti logistiko digitalno in enostavno za vse uporabnike sistema TIMOCOM.

Naredite prvi korak in digitalizirajte svoje prevozne procese.