Kako najti ustrezne sisteme za upravljanje prevozov (TMS)
Za izbiro pravih TMS-ov so bistvenega pomena specifične zahteve procesov in potekov v podjetju. Pri tem vmesniki s svojimi funkcijami odpirajo dodatne možnosti.
Načrtovanje in organizacija prevozov je kompleksno in pogosto stresno delo. Praviloma pot do cilja ni ravna, temveč vodi po vijugasti cesti s številnimi različnimi izzivi in negotovostmi. Kajti vsak prevoz ima svoje posebnosti, kot npr.: vrsta in obseg tovora, specifikacije tovornega vozila, omejitve na mestih naklada in razklada, komunikacija med voznikom ter mestom odpošiljanja in mestom prevzema. Da bi vse potekalo tekoče in brez večjih zapletov, potrebuje disponent jeklene živce, sedmi čut – in sistem za upravljanje prevozov.
Sistemi za upravljanje prevozov (TMS) podpirajo vsakodnevno delo disponentov. Časi velikih tabel in ročno izdelanih razpredelnic za čim bolj učinkovito razporeditev dnevnih voženj so že davno minili. V času koronavirusa so postali tudi preostali ročni procesi, kot na primer osebni prenos papirne dokumentacije iz enega v drugi oddelek, skorajda nemogoči – še sploh, kadar sodelavec dela v domači pisarni. Digitalizacija je v oddelkih za dispozicijo pri ponudnikih prevozniških in logističnih storitev do določene mere že prisotna, vendar je lahko le-ta uspešna samo, če podjetja uporabljajo programsko opremo, ki je prilagojena njihovim zahtevam.
Pred nakupom TMS-a opredelite svoje zahteve
Podjetja, ki razmišljajo o nakupu TMS-a, morajo pred tem dobro razmisliti o tem, kako potekajo procesi v njihovem podjetju. Številni TMS-i so specializirani le za določene vrste tovora ali ponujajo samo osnovne funkcije. Ponudniki polnih nakladov tako naj ne izberejo programa, ki se osredotoča na zbirno blago in za polne naklade ponuja zgolj najbolj osnovne funkcije.
Vključite sodelavce
Pri izbiri programa vam bodo v veliko pomoč sodelavci. Spremembe procesov so mogoče samo z njimi. Zato je pomembno, da sodelavce pravočasno vključite v projekt – najbolje, da to storite že med samo izbiro programske opreme. To je predpogoj za to, da bodo lažje sprejeli smiselne spremembe svojega vsakodnevnega dela. Navsezadnje so oni tisti, ki bodo s tem programom upravljali.
Ugotovite, katere funkcije so za vas bistvenega pomena
V nadaljevanju razmislite o tem, katere funkcije programa so potrebne za vaše vsakodnevno delo. Pri tem si ne zabeležite le vseh trenutno potrebnih funkcij, temveč razmišljajte tudi o lastnem nadaljnjem razvoju. V zvezi s tem so koristne tako imenovane specifikacije. Z njimi ni mogoče zgolj ugotoviti procesov, ki določajo potek prevozov, temveč so v pomoč tudi pri izbiri ponudnika TMS-a. Če relevantne funkcije pri posameznih ponudnikih programske opreme manjkajo, lahko te ponudnike takoj črtate s seznama.
Posvetite pozornost tudi vmesnikom
Niti TMS ni mojster za vse, ki bi obvladal vsak korak v procesni verigi. Zato so glede na strukturo podjetja in upravljanje procesov, od prejema naročila do računovodstva ter izdaje računov, pogosto potrebni vmesniki do ostalih programov in sistemov. Ponudniki prevozniških in logističnih storitev, ki na primer uporabljajo sistem ERP, morajo z njim vzpostaviti povezavo, da omogočijo samodejno izmenjavo bistvenih informacij, kot so bazni podatki in številke naročila. S tem se ne odpravijo le možnosti za nastanek napak, temveč se prepreči podvajanje delovnih korakov, zato se lahko disponent osredotoči na njegovo glavno nalogo – da naročila optimalno dodeli različnim vozilom.
Avtomatizirana povezava s tretjimi
Vmesniki se ne uporabljajo zgolj za interne »backoffice« programe. Za čim bolj učinkovito digitalno izpolnjevanje nalog disponentov so potrebni dodatni vmesniki. Z njimi je mogoče na primer borze tovora, telematske sisteme ter poslovne partnerje avtomatizirano vključiti v vsakodnevna opravila in enostavno sinhronizirati relevantne podatke.
Tehnologija, ki se uporablja za vmesnike, se imenuje Application Programming Interface (API) ali programski vmesnik. Skrbi za to, da lahko programi med sabo izmenjujejo podatke in jih tudi natančno berejo.
S sistemom pametne logistike podjetja TIMOCOM imajo uporabniki možnost, da prek enega vmesnika enostavno, varno in hitro dostopajo do številnih drugih aplikacij. Med drugim te vključujejo borzo tovora z do 750.000 ponudbami tovora in tovornega prostora dnevno ter orodja in funkcije, ki omogočajo digitalno upravljanje in sledenje naročilom prevoza v cestnem tovornem prometu. Z uporabo vmesnikov je tako mogoče logistične procese izvajati na časovno in stroškovno učinkovit način.
