Pogovor z zaposlenimi v oddelku izterjave podjetja TIMOCOM

Kakšen je »tipični primer« postopka izterjave?

Denise: Uporabniki lahko storitev naročijo prek spleta, na podlagi česar se samodejno ustvari spis primera, ki ga je nato potrebno obdelati. Za obdelavo posamezne zadeve izterjave upnik predloži potrebno dokumentacijo, na primer neplačani račun. Sedaj ima dolžnik priložnost podati svoje stališče o zadevi in predložiti ustrezne dokumente, na primer bančni izpisek kot dokazilo o plačilu računa. Postopek v celoti poteka digitalno – tak način je najoptimalnejši in olajša delo nam in strankam.

Julian: Skoraj vedno gre za izterjavo plačil za opravljene prevoze. Včasih pa za stranke terjamo tudi povrnitev nastale škode. Pogosto pride do naše intervencije v primerih, kadar zaradi nesoglasij med pogodbenima strankama pride do zavrnitve računa. Za to lahko obstajajo različni razlogi. V večini primerov gre za izraz nezadovoljstva, ki pa ga nato v pogovoru z vsemi udeleženimi poskušamo odpraviti. Pri tem prevzamemo vlogo neke vrste diplomatskega posrednika med obema strankama. To je pomembno, kajti, četudi upnik pri nas vloži primer, ni nujno, da problem sploh obstaja.

Kateri so razlogi za neporavnane račune?

Julian: Najprej moramo povedati naslednje: Gre za občutno manj prepiranja, kot bi večina ljudi pričakovala, kadar je govora o storitvi izterjave. Skoraj vedno gre za pomanjkljivo komunikacijo med pogodbenima strankama, ki sploh ne preide v spor. Med najpogostejšimi primeri, s katerimi se srečujemo, so na primer nepravilno izstavljeni računi, ki jih zaradi tega ni mogoče poravnati. Ne gre za to, da dolžnik ne želi plačati računa, temveč npr. manjka referenca za konkretni prevoz, ki jo potrebuje njegov računovodski oddelek, in je upnik ni navedel. V takih primerih se izkaže, da dolžnik plačila sploh ni mogel izvesti.

Geoffrey: Razlogi so lahko resnično zelo raznoliki. Včasih gre tudi za nasprotne terjatve, ker na primer ni prišlo do dogovorjene menjave palet. V takšnih primerih se lahko zgodi, da dolžnik zadrži plačilo, ker ima utemeljen zahtevek zaradi neizvršene menjave palet.

Denise: Zlasti pri velikih podjetjih lahko pride do zapletov v samem poteku izvajanja plačil. V primeru velikega podjetja prevoznik ali zaposleni v špedicijskem podjetju ne more vedno priti do osebe, ki je odgovorna za izvajanje plačil. Pogosto sami ne uspejo rešiti spornih zadev, saj denimo samostojnim podjetnikom za to preprosto zmanjka časa. Podjetja z manjšim številom številom zaposlenih pogosto nimajo lastnega računovodstva, temveč račune izstavljajo podjetniki sami in zato morajo tudi terjatve nadzorovati sami. V teh primerih se preprosto ne izplača, da bi ob vseh vsakodnevnih poslovnih opravilih skrbeli tudi za upravljanje terjatev. Zato stranke raje izkoristijo storitev izterjave podjetja TIMOCOM. Predvsem zato, ker je višina stroškov, ki jih bodo imeli, transparentno prikazana na našem spletnem mestu. Vsakdo lahko vnaprej preveri, koliko vi storitev izterjave stala. Če upoštevate čas in denar, se to vsekakor izplača.

Geoffrey: Če je izterjava v lastni režiji otežena še zaradi nepoznavanja jezika pogodbenega partnerja, potem je rešitev res težko najti. Tukaj nastopi storitev izterjave podjetja TIMOCOM z njenimi zaposlenimi, ki lahko stranke in njihove dolžnike nagovorimo v kar 27 jezikih.

S katerimi izzivi se soočate pri izterjavi?

Julian: Če stranke ne govorijo nemško, včasih tudi angleško ne, upnik in dolžnik skorajda ne komunicirata med sabo. Tu nam je v veliko pomoč naša večjezičnost.

Geoffrey: Prevozniki in špediterji pogosto zelo slabo poznajo svoje pravice in obveznosti. Pojasnimo jim, kaj je treba storiti in kaj je nujno potrebno, ter katere posledice lahko sledijo, če temu ne bo tako.

Julian: Nismo pristojni za podajanje pravnih nasvetov, vendar lahko strankam v konkretnih primerih pojasnimo, kakšen je njihov pravni položaj. Pogodbene in poslovne prakse pri mednarodnem poslovanju so za marsikoga pogosto neznanka. Tako se lahko tudi obdelava plačil kdaj zaustavi. V takih primerih je naša bistvena naloga prav informiranje strank, da bi se le-te izognile nadaljnjim postopkom izterjave.

Kje so vaše meje? Kaj pri izvajanju izterjave ni dovoljeno?

Julian: Če navedemo en primer: Stranka zahteva izterjavo dodatnih stroškov. Recimo, da želi prevoznik zaračunati stroške čakanja (stojnino), o katerih se je s stranko sicer predhodno dogovoril po telefonu, vendar mu to ni bilo pisno potrjeno. Naš nasvet: Dodatne dogovore vedno sklepajte v pisni obliki. Tako bo vsem pogodbenim strankam jasno, katere storitve in stroški so vključeni v naročilo. Kajti mi lahko v okviru postopka izterjave upoštevamo samo stroške, ki so bili med strankami dogovorjeni, ali škodo, ki jo je mogoče nedvomno dokazati in je preverljiva.

V katerih jezikih lahko pomagate svojim strankam?

Julian: Za naše stranke posredujemo v 27 jezikih. Večina zahtevkov se obdeluje v nemščini, vendar so v naši ekipi sodelavci, ki govorijo še 26 drugih jezikov. Pri Makedonščini si, denimo, pomagamo s pripravljenimi obrazci in komuniciramo samo v pisni obliki.

Kako dolgo traja vaše posredovanje? In kdaj je postopek izterjave zaključen?

Julian: Tega ne moremo posplošiti, saj vsak primer individualno pregledamo in ga preučimo. Vedno si prizadevamo, da bi zadevo rešili karseda hitro, vendar je za to potrebna komunikacija z obema stranema. Prejete dokumente najprej zahtevamo, jih pregledamo, po potrebi zahtevamo manjkajoče dokumente in te prav tako pregledamo. To je zelo pomembno, če želimo delovati celovito. Včasih obstajajo nasprotne terjatve. Tudi te najprej preverimo in če so upravičene, se dogovorimo o izplačilu morebitne razlike. Na posameznem primeru delamo tako dolgo, dokler ta ni razrešen in dokler lahko upniku pomagamo. To pomeni tudi, da lahko med strankami posredujemo pri sklenitvi dogovora o odlogu plačila ali plačilu na obroke, če seveda obstaja soglasje med strankami.

Na kakšen način komunicirate s strankami?

Denise: Vsak primer in vsaka stranka je drugačna. Nekatere stranke so takoj pripravljene sodelovati z nami, druge pa je k temu najprej treba prepričati, kar pa je k sreči zgolj izjema. Obstajajo stranke, ki se za zamudo pri plačilu takoj opravičijo, saj se počutijo neprijetno, kadar pozabijo plačati kak račun. Marsikateri upnik se nam večkrat zahvali, da smo mu pomagali priti do njegovega denarja.

Katere lastnosti mora imeti zaposleni v oddelku izterjave?

Julian: V vsakem primer je dobra lastnost umirjenost. Prav tako je potrebno ohraniti objektivnost pri delu. Pomembne so tudi komunikacijske spretnosti in vztrajnost. Pri našem delu je potrebno paziti na podrobnosti in biti natančen ter dobro organiziran, zlasti ko gre za arhiviranje računov in dokumentacije, njihov pregled in ohranjanje pregleda nad zadevo.

Kaj vas pri vašem delu najbolj navdušuje? Zaradi česa je vaše delo vznemirljivo?

Geoffrey: Naše delo je zelo raznoliko. Zanimivo je, kako se različni posamezniki različno odzovejo na podobne težave – ko gre za denar, so nekateri ljudje zelo načelni. Razprava o 25 evrih je lahko daljša kot razprava o 25.000 evrih. Ne gre toliko za višino zneska, temveč za to, da imaš prav. Če lahko v takšnem primeru zagotoviš pomoč na podlagi dejstev, je to zelo razveseljivo.

Denise: Pomagati drugim je zelo pomembno. Zlasti manjša podjetja so zelo hvaležna za pomoč, ki jim jo nudimo. Lahko gre tudi za neporavnane zneske, zaradi katerih je ogrožen obstoj podjetja, ki jih nato uspemo pridobiti za naše stranke.

Julian: Vsak dan malo drugačen. Primere sicer obdelujemo po določenem sistemu, vendar je kljub temu vsak primer drugačen. Zaradi tega je naše delo vznemirljivo. Skrbimo za kakovost, svetujemo strankam, rešujemo spore in spodbujamo komunikacijo. Vse to se odraža v zadovoljstvu strank in posledično v zadovoljstvu nas samih.

Denise: Razrešujemo spore in delujemo kot mediatorji. Naša storitev se je skozi leta uveljavila, tako da jo naše stranke s pridom in zadovoljstvom koristijo. Skoraj 20 % vseh strank podjetja TIMOCOM se redno poslužuje te storitve, med drugim tudi zato, ker so stroški upravljanja terjatevnižji v primerjavi s stroški drugih agencij za izterjavo. Uspešni smo kar v 86 % primerov, lani pa smo za naše stranke uspeli izterjati terjatve v skupni vrednosti 33 milijonov evrov. To je dokaz, da je naš način dela pravi za naše stranke.

Če potrebujete pomoč pri neporavnanih računih, vam je v pomoč mednarodna storitev izterjave podjetja TIMOCOM.

Več informacij o storitvi izterjave

Morda vas bo zanimalo tudi to:

Sedem najpogosteje zastavljenih vprašanj o postopku izterjave v logistiki.

Kratka razlaga vaših pravic in obveznosti ob nastopu plačilne zamude.

Zamuda pri plačilu: Kaj storiti, če stranka ne poravna svojih obveznosti?